Spektras integritetspolicy – information om behandling av personuppgifter

Dataskyddsförordningen – GDPR – innehåller regler om hur personuppgifter får behandlas och gäller inom hela EU. Syftet med Dataskyddsförordningen är att skydda dina rättigheter och friheter och din rätt till skydd av personuppgifter. Du kan läsa mer om hur Spektra behandlar dina personuppgifter i Spektras Integritetspolicy. Du får gärna kontakta oss om du har frågor eller vill använda dina rättigheter enligt lag.

1. Inledning

Spektra Finans & Försäkring AB (Spektra) har vidtagit åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade och att behandling sker i enlighet med GDPR (dataskyddsförordningen). Personuppgifter är alla uppgifter som kan användas för att identifiera dig.

Spektra är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker av dina personuppgifter. Behandling sker av anställda hos Spektra, men kan också ske av uppdragstagare till Spektra.

I denna informationstext beskriver vi för dig hur och varför Spektra behandlar dina personuppgifter.

2. Personuppgifter som behandlas och grund till behandling

Försäkringsrådgivning till dig som privatkund

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera vårt kundförhållande med dig och för att fullgöra det kundavtal du eller din arbetsgivare ingått med Spektra eller det uppdrag du eller din arbetsgivare lämnat till Spektra. Uppgifterna används till exempel för att identifiera dig som kund, vid förberedelser och administration inför ingående av avtal, ge råd om försäkringar och biträda vid ingående av försäkringsavtal samt ge dig tillgång till din webbaserade kundportal.

Behandling av uppgifter sker även när Spektra kontaktar dig och informerar dig om regel- eller villkorsändringar, försäkringsvillkor, produkter och tjänster med mera som har anknytning till vårt uppdrag för dig. Behandling av personuppgifter sker även när du som kund elektroniskt mottar information från Spektra, till exempel via sms, e-post eller via inloggning på kundportal.

Dina personuppgifter behandlas och lagras även för att uppfylla rättsliga förpliktelser som Spektra har, så som att uppnå och säkerställa tillräcklig kundkännedom, genomföra kontroll mot sanktionslistor, bevarande av dokumentation eller utlämnande av uppgifter till myndigheter på begäran.

Personuppgifter om dig som kund kan komma att behandlas efter att en intresseavvägning har gjorts mellan Spektras berättigade intresse för behandling och ditt integritetsintresse. Sådan behandling kan till exempel avse hantering av provisioner, ersättningar och arvoden, där sådana är överenskomna mellan dig och Spektra, som utbetalas eller mottas av en annan part. En sådan behandling är nödvändig för att tillgodose Spektras behov av att säkerställa att rätt ersättning och provision mottas och/eller utbetalas.

Anhörig till försäkringsrådgivningskund

Vi kan komma att behandla vissa uppgifter om dig som är anhörig till en person som är kund hos oss för att kunna utföra vårt uppdrag och för att kunna ge råd till vår kund.

Företrädare/kontaktperson till företag som är försäkringsrådgivningskund

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera vårt kundförhållande med företaget och för att fullgöra det kundavtal företaget ingått med Spektra eller det uppdrag företaget lämnat till Spektra. Uppgifterna används för att identifiera dig som är företrädare för företaget, vid förberedelser och administration inför ingående av avtal, ge råd om försäkringar och biträda vid ingående av försäkringsavtal samt ge företaget tillgång till sin webbaserade kundportal.

Spektra kommer att behandla dina uppgifter efter att en intresseavvägning har gjorts mellan Spektras berättigade intresse för behandling och ditt integritetsintresse. En behandling är nödvändig för att tillgodose Spektras behov av att upprätthålla ingången avtalsrelation.

Spektra kan även komma att behandla uppgifter om dig som är ägare till ett företag, antingen direkt eller genom annat företag. Detta görs i de fall Spektra är skyldigt att identifiera företagets verkliga huvudman enligt penningtvättsregler. I vissa fall kan du som är vd eller ledamot bli identifierad som verklig huvudman.

Du kontaktar Spektra eller Spektra kontaktar dig

Vi kommer att behandla dina personuppgifter när du tar kontakt med oss eller när vi tar kontakt med dig via e-post, brev, kontaktformulär på vår hemsida eller annat vis. Spektra kan till exempel kontakta dig, trots att du inte är kund hos Spektra, för att marknadsföra våra tjänster. Se nedan avseende din rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring.

Spektra kommer att behandla dina uppgifter efter att en intresseavvägning har gjorts mellan Spektra berättigade intresse för behandling och ditt integritetsintresse.

Personuppgifter kan komma att behandlas för Spektras berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Samarbetspartner till Spektra

Spektra kan komma att behandla personuppgifter om dig som är anställd hos en samarbetspartner till Spektra i syfte att kommunicera med samarbetspartnern, hantera avtalsförhållandet och för att hantera de tjänster som bolagen kommit överens om. Det kan till exempel avse fakturahantering eller deltagande vid konferenser och andra aktiviteter.

Spektra kommer att behandla dina uppgifter efter att en intresseavvägning har gjorts mellan Spektras berättigade intresse för behandling och ditt integritetsintresse. En behandling är nödvändig för att tillgodose Spektras behov av att upprätthålla ingången avtalsrelation.

Personuppgifter kan även komma att behandlas för Spektras berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

3. Inhämtande av uppgifter

Vi hämtar information om dig från olika källor.

Vi hämtar information om dig som kund från dig själv i samband med att du blir kund och i samband med att du får råd om försäkringar. Inhämtande sker också i samband med att du tecknar dig för en produkt eller tjänst via oss, att du kontaktar oss eller i samband med att du använder någon av våra digitala kanaler (till exempel e-post, kundportal och elektronisk signering).

I syfte att upprätthålla en god kund- och registervård kan Spektra komma att komplettera personuppgifterna genom inhämtande från privata och offentliga register.

För att uppfylla rättsliga förpliktelser kan Spektra komma att samköra dina personuppgifter mot sanktionslistor för att genomföra kontroller.

Vi hämtar även uppgifter från andra aktörer, så som försäkringsbolag, i den utsträckning som krävs för att kunna ge dig råd. Sådan information inhämtas endast i den utsträckning det är nödvändigt för fullgörande av uppdrag relaterat till ingånget kundavtal. Informationen inhämtas från det försäkringsbolag du har valt och i enlighet med den insynsfullmakt och/eller skötselfullmakt du har givit till Spektra.

4. Aktörer som Spektra delar uppgifter med

Spektra delar uppgifter till samarbetspartners, till exempel försäkringsbolag, i samband med att du tecknar dig för en produkt eller tjänst via oss. I dessa fall är Spektra och vår samarbetspartner båda personuppgiftsansvariga och du kommer, utöver den information du får från oss, även att erhålla information från den aktör du har valt att teckna avtal med.

Uppgifter kan även komma att delas med vissa tjänsteleverantörer till Spektra, till exempel systemleverantörer och molntjänstleverantörer. I dessa fall agerar tjänsteleverantören enligt instruktioner från oss och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Vi kan även komma att dela personuppgifter med myndigheter, inkluderat rättsvårdande myndigheter, i de fall vi är skyldiga att göra det. En sådan behandling är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

Personuppgifter kan även komma att delas med domstolar, motparter och andra aktörer i samband med rättstvist. En sådan behandling görs för Spektras berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Spektra kan även komma att dela uppgifter med potentiella köpare och säljare om verksamheten skulle säljas eller slås ihop med annat företag. En sådan behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.

5. Plats för behandling

Den behandling som Spektra utför sker inom EU/EES. I de fall Spektra eller en tjänsteleverantör till Spektra skulle överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES säkerställer Spektra att det finns skyddsåtgärder på plats.

6. Lagring av personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att lagras så länge du är kund hos Spektra samt även efter att ditt avtal är uppsagt, i den mån lag kräver det. Det kan till exempel avse bevarande av kunddokumentation och avtal som visar vad Spektra och du har kommit överens om. Sådana uppgifter som är hänförliga till den försäkringsförmedling som Spektra utfört för dig kommer Spektra spara minst 11 år från det att du inte längre är kund hos Spektra. Uppgifter som är hänförliga till kundkännedomsåtgärder som krävs enligt penningtvättsregelverket kommer Spektra spara minst 5 år efter det att du inte längre är kund hos Spektra.

Personuppgifter kommer i övriga fall endast behandlas så länge det är nödvändigt.

7. Dina rättigheter

Tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.

Begära rättelse

Du har rätt att begära att felaktigt registrerade uppgifter om dig rättas.

Återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ett eventuellt samtycke till behandling av personuppgifter.

Invända mot behandling för direkt marknadsföring inbegripet profilering

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring och avregistrera dig från eventuella kundutskick.

Begära begränsning av behandling

Du har under vissa omständigheter rätt att begära att Spektra begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Under sådana omständigheter kan Spektra eventuellt inte uppfylla de skyldigheter vi har enligt avtal med dig.

Dataportabilitet

Du har under vissa omständigheter och om det är tekniskt möjligt rätt att få ut de personuppgifter som registrerats om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och ha rätt att överföra dessa uppgifter till en annan aktör.

Radering

Du har under vissa omständigheter rätt att få de uppgifter som registrerats om dig raderade. Detta gäller dock inte om Spektra är skyldigt att bevara uppgifterna enligt lag.

8. Kontakt och klagomål

Du kan alltid kontakta Spektra om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter:

Spektra Finans & Försäkring AB
Kungsgatan 2A
652 24 Karlstad
Telefonnummer: 054-156530
E-post: info@spektrafinans.se

Datainspektionen är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Om du anser att uppgifter om dig behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.